HIBA 協会規定

組織定義
北海道国際ビジネス協会(HIBA)は民間の非営利組織です。協会本部は札幌に置かれています。

目的
当協会は友好関係の構築や情報交換、貿易、そしてビジネス活動を促進するここと目的としており、フィールドは北海道内に限らず日本と諸外国間でも活動も展開しております。

Membership Eligibility
A person shall be eligible for membership if the members find the person to be committed to the purpose of the organization as defined in this document. The candidate for membership must be recommended to the membership by two active members. The potential member must agree to abide by the constitution and by-laws of the association as stated in this document. If the candidate is deemed to meet those requirements and is approved by two thirds of the membership in attendance at any meeting, membership will be granted to the candidate.

会員費

ミーティング日時、会場、議題
通常のミーティングは月に一度、月曜日から木曜日の夜間、18:30~19:00を開始時刻とし、開催されます。時刻や会場、議題は当協会役員によって決められます。次回のミーティングに関するご連絡は各会員様へ個別に行います。その他特別ミーティングは必要と想われる際に招集されます。

議会運営手続
当協会のミーティングはすべてロバート議事法に従って進められます。

定足数と代理投票
いずれのミーティングにおいても定足数は有効な会員資格を保持する会員全体数の40%と定められています。有効な会員資格とは、当協会の会計役が定めた期日までに年会費を支払った会員を意味します。また、選挙に参加できずとも投票を希望する会員は代理投票を利用することが可能であり、その投票権は定足数に含まれます。代理投票の利用を希望する会員は選挙が行われるミーティングが開かれる前に役員会にその意向を提出しなければなりません。代理人に選任された人物がその権限を譲渡することは認められません。代理投票は一つのミーティングのみで可能です。

言語
ミーティングで使用される公用語は英語ですが、会員様への連絡は日本語でも行っております。

構造変更と改正事項について
当協会の構造に関する変更事項は役員会に年次総会の一ヶ月前に提出されます。役員会に提出される変更事項は各会員宛にメールにて次回のミーティングの連絡と共に送られます。投票は次回の年次総会にて行われます。当協会の構造変更に関する議題は会員の３分の２以上の賛成票があった際に決定されます。

委員会

役員会
役員会は当協会の代表として、通常的な任務とミーティングを主宰します。役員会は月に一度以上会合を開き、次回の全体ミーティングの予定を組みます。役員会は4名〜6名の役員で構成されております。

理事
理事は各ミーティングを統括します。

副理事
副理事は理事が任務を実行できない際に代わって任務を執り行います。副理事は協会内の全体の構成や委員会の解散、その他一般的活動を監督します。

秘書
秘書は各ミーティングの議事録を作成し、選挙に関する記録を取ります。また、次回のミーティングに関する会員連絡を行います。

広報／渉外
広報／渉外は当協会の連絡事項に関連した仕事を行います。

会計
会計は当協会に関係する金融事項を取り扱います。主に年会費の支払いに関する仕事を行い、記録します。

役員投票
役員は会員の過半数以上の票を取得すれば当選します。定足数は当協会の過半数以上とします。役員選挙は毎年10月から12月の間に行われます。任期は一年間です。年度中に委員の席に空きが出来た際は特別選挙を開きます。投票権と立候補をする権利は年会費をお支払い頂いている会員様でしたらどなたにでもあります。